Beheer en administratie
Scribe for Meetings beschikt over een webgebaseerd dashboard om verschillende taken voor het beheer van vergaderingen, accounts en organisaties te vergemakkelijken. Opgemerkt moet worden dat de functieset van het dashboard grotendeels afhankelijk is van of je een gebruiker of een beheerder bent.
Vergaderingsbeheer
De sectie Vergaderingen geeft een overzicht van alle vergaderingen, zowel huidige als vroegere, die door u en/of uw organisatie zijn gefaciliteerd. Als u op een vergadering klikt, wordt een detailpagina geopend waarop u het volgende kunt doen:
- Een nieuw of herzien diadeck uploaden
- Een bestaand diadeck verwijderen
- De link naar de vergadering openen
- Bekijken hoeveel deelnemers aan de vergadering hebben deelgenomen met Scribe for Meetings (admin)
Als u op de link “Verwijderen” naast een vergadering klikt, wordt om bevestiging gevraagd en wordt de vergadering uit uw account verwijderd.
Aanwezigheidsstatistieken (admin)
De aanwezigheidsstatistieken geven u een dagelijks, wekelijks, maandelijks, jaarlijks en totaal overzicht van alle unieke gebruikers die vergaderingen bijwonen met Scribe for Meetings binnen uw organisatie.
Meeting standaardinstellingen (admin)
Op de pagina Meeting Defaults, in het menu Instellingen, kunt u globale standaardinstellingen instellen die voor alle vergaderingen gelden. Deze omvatten:
- Taal
- Voorkeur voor automatische beschrijving van afbeeldingen
- Het downloaden van dia’s toestaan
Organisatieleden beheren (Enterprise)
Als je de knop “Organisatie” in de navigatiebalk van het dashboard activeert, verschijnt er een menu met opties voor organisatie- en ledenbeheer. De pagina “Leden” geeft een overzicht van alle leden in je organisatie. Alle leden kunnen hun rol, afdeling en naam wijzigen en elk lid kan worden gedeactiveerd of verwijderd uit een organisatie, behalve de eigenaar van de organisatie. Merk op dat het deactiveren van een lid zijn of haar account onbruikbaar maakt, terwijl de gegevens wel bewaard blijven.
Leden toevoegen
Leden toevoegen is zo eenvoudig als het invoeren van hun e-mailadres, het selecteren van hun rol (gebruiker of beheerder), het optioneel invoeren van hun naam en het selecteren van hun afdeling als er een is aangemaakt.
Als u meerdere leden wilt toevoegen, kunt u het bewerkingsveld “Leden” gebruiken om een bulktoevoeging uit te voeren. Dit bewerkingsveld accepteert meerdere regels tekst, zodat u de informatie van elk lid op een aparte regel kunt invoeren. Op elke regel kunt u één e-mailadres invoeren of een e-mailadres en een naam in de indeling:
email@example.com John Doe
Als je klaar bent, klik je op de knop “Toevoegen”.
Afdelingen
Met afdelingen kun je leden indelen volgens de verschillende groepen van je organisatie.
Om een afdeling toe te voegen, voert u de naam in het bewerkingsvak “Naam” in onder de kop “Afdeling aanmaken”.
Export van ledengegevens
De ledenlijst van uw organisatie kan worden geëxporteerd als CSV-bestand. Om de export te downloaden:
- Kies het veldscheidingsteken dat de kolommen van het bestand zal scheiden. De beschikbare opties zijn:
- komma
- Puntkomma
- Tab
- Activeer de knop “Downloaden”.