Scribe for Meetings

Oavsett om förberedelserna görs i god tid eller inom några minuter efter att mötet har startat går det snabbt och effektivt. Proceduren för att starta mötet kommer att variera något beroende på din roll.

Om du är organisatör

1. Ange inbjudningslänken för mötet och klicka sedan på “Gå”
2. Du kommer till en sida som informerar dig om att detta möte ännu inte har registrerats i Scribe for Meetings. När du får frågan om hur du vill gå vidare klickar du på “Klicka här om du är arrangör för detta evenemang.” Om du är arrangör för evenemanget kommer du att kunna slutföra registreringsprocessen.
   1. Om du inte är inloggad kommer du att bli ombedd att ange din e-postadress, varefter du kommer att få en verifieringslänk skickad till dig via e-post.
   2. Om du klickar på denna länk loggas du in och kan fortsätta processen med att skapa mötet.
3. Ange en mötestitel i redigeringsrutan “Titel”.
   1. Observera att detta inte behöver vara titeln på mötet i din videokonferensplattform.
4. För att ladda upp dina bilder klickar du på “Bläddra…Ingen fil vald” Ett standardfönster för filbläddrare visas där du kan välja din PowerPoint- eller PDF-fil.
   1. Observera: PowerPoint-stödet är komplett, men PDF-stödet är för närvarande i betaversion.
5. De följande inställningarna är valfria. Du kan hoppa över dem och klicka på “Klar” om du vill.
   1. Du kommer att se en rullgardinsmeny för språk, användbar om du vill välja språk manuellt istället för att använda den automatiska språkdetekteringen.
   2. Du kommer att tillfrågas om du vill att bilder ska beskrivas automatiskt.
      1. Observera att Scribes bildbeskrivning endast kommer att försöka beskriva bilder som saknar alt-text.
   3. Slutligen kommer du att bli tillfrågad om du vill tillåta nedladdning av bilder.
6. När du klickar på “Klar” kommer Scribe att bearbeta bilderna för ditt möte. En procentuell stapel kommer att rapportera framsteg på detta.
7. När bilderna har bearbetats får du möjlighet att kopiera ett meddelande som innehåller deltagarlänken till Scribe for Meetings till urklipp. Du bör publicera detta i möteschatten, i ett e-postmeddelande till dina deltagare eller på något annat tillgängligt sätt.
8. Inom några minuter efter att deltagaren har klickat på länken och påbörjat anslutningsprocessen kommer Scribe Bot att försöka ansluta sig till ditt möte. Om du har ett väntrum måste du tillåta botens inträde i ditt möte manuellt när du får varningen från din videokonferensplattform. I båda fallen kommer Scribe Bot tålmodigt att invänta din skärmdelning.
9. Starta bildspelsläget i ditt presentationsprogram och dela sedan bildspelsfönstret med dina mötesdeltagare. Alla mötesdeltagare som har Scribe for Meetings laddat i sin webbläsare kommer att börja höra de tillgängliga bilderna.

Om du inte är arrangören:

Möten kan skapas på uppdrag av arrangören, som då kommer att kunna ladda upp bilderna.

1. Ange inbjudningslänken för mötet och klicka sedan på “Gå”
2. Du kommer till en sida som informerar dig om att detta möte ännu inte har registrerats i Scribe for Meetings. När du får frågan om hur du vill gå vidare klickar du på “Klicka här om du vill registrera detta evenemang på uppdrag av arrangören.”
   1. Om du inte är inloggad kommer du att bli ombedd att ange din e-postadress, varefter du kommer att få en verifieringslänk skickad till dig.
   2. Om du klickar på den här länken loggar du in och kan fortsätta skapa mötet.
3. Ge mötet en titel.
   1. Observera att detta inte behöver vara samma titel som mötet har i din videokonferensplattform.
4. Du kommer att bli tillfrågad om du vill att bilder ska beskrivas automatiskt.
5. När du klickar på “Klar” får du ett meddelande som du kan kopiera till urklipp och skicka till den person som ansvarar för presentationen. När de klickar på länken och laddar upp bilderna kan de bestämma om bilderna ska kunna laddas ner eller inte.