Scribe for Meetings

Aqui estão as respostas para algumas perguntas comuns sobre o Scribe for Meetings. Ao se deparar com um problema, consulte este documento sempre que possível.
Não encontrou sua pergunta? [Entre em contato conosco] (https://pneumasolutions.com/contact/) para que possamos esclarecê-la.

O que é o Scribe for Meetings?

O Scribe for Meetings é uma tecnologia baseada em nuvem que utiliza uma apresentação compartilhada em plataformas como Zoom, Microsoft Teams, Google Meet e outras e a transforma em uma apresentação acessível em tempo real para pessoas com deficiência de impressão.

Quem se beneficia do Scribe for Meetings?

Em primeiro lugar, e mais importante, os milhões de pessoas com deficiência de impressão que, de outra forma, não se beneficiariam das informações que estão sendo apresentadas; e as massas de empresas grandes e pequenas, agências governamentais, todos os níveis de educação e organizações que sabem pouco sobre acessibilidade, mas que gostariam de um meio acessível de tornar seu conteúdo mais inclusivo.

Por que eu deveria escolher o Scribe for Meetings em vez de outros produtos?

Estamos confiantes de que não há nada no mercado que faça o que fazemos da mesma forma que nós fazemos. O Scribe for Meetings é a primeira tecnologia do gênero a sincronizar-se com plataformas de reuniões em tempo real. É claro que os concorrentes tomarão nota e provavelmente lançarão suas imitações, e estamos ansiosos pela concorrência, mas, a menos que eles planejem competir em termos de preço, temos certeza de que você encontrará o que precisa aqui mesmo.

Como funciona o Scribe for Meetings?

Se você for o anfitrião:

1. Visite ScribeForMeetings.com, cole o link do convite para sua reunião e pressione “Go” (Ir).
2. Clique no botão para registrar a reunião.
3. Se solicitado, digite seu endereço de e-mail para fazer login. Se estiver usando o Scribe for Meetings em nome de uma organização, certifique-se de usar o endereço de e-mail fornecido por essa organização. Se a sua organização tiver integrado o Scribe for Meetings a um sistema de logon único (SSO), você será direcionado ao processo de login normal da sua organização ou, possivelmente, fará o login automaticamente. Caso contrário, enviaremos um e-mail com um link que você poderá usar para fazer login no Scribe for Meetings.
4. Digite um nome para sua reunião, selecione o conjunto de slides do PowerPoint e pressione “Submit” (Enviar). OBSERVAÇÃO: Atualmente, o Scribe for Meetings é compatível com reuniões do Zoom, webinars do Zoom e Microsoft Teams. Inscreva-se em nossa lista de e-mails para receber uma notificação quando adicionarmos recursos e plataformas de reunião adicionais.

Seu conteúdo estará pronto para ser lançado em minutos. Não é necessário ter conhecimento sobre a criação de apresentações acessíveis. Como anfitrião, você não precisa executar nenhum software adicional em seu dispositivo, e o conteúdo pode ser carregado apenas 5 minutos antes da reunião. Para o participante da reunião com deficiência de impressão, navegue até https://www.ScribeForMeetings.com, cole o link do convite do Zoom ou do Microsoft Teams e pressione “Go” (Ir). Como alternativa, o anfitrião da reunião pode ter fornecido um link direto para o Scribe for Meetings, seja no e-mail de convite ou na própria reunião, via chat. Seja qual for o caminho, agora você está pronto para acompanhar a apresentação em qualquer navegador da Web e em qualquer plataforma.

Qual é o grau de dificuldade para instalar o Scribe for Meetings?

O Scribe for Meetings não é um aplicativo instalado. Ele é um serviço de nuvem, portanto, nada mais é necessário do que um navegador para participar de uma reunião. Para os apresentadores, além de fazer o upload de seu conteúdo antes da reunião, o processo foi intencionalmente projetado para ser simples. Não há nada para instalar em seu computador ou dispositivo além do Zoom, Microsoft Teams ou plataformas de reunião semelhantes. Os clientes corporativos podem hospedar o Scribe for Meetings em seus próprios servidores. Entre em contato conosco para obter detalhes.

Vejo um participante chamado “Scribe for Meetings” tentando entrar em minha reunião. O que está acontecendo?

Esse é o bot do Scribe. Esse bot observa a tela da sua reunião, para que possa ver qual slide está sendo exibido no momento e fornecer a versão acessível desse slide em tempo real para os participantes com deficiência de impressão. O bot Scribe não interromperá a reunião de forma alguma e não coletará nenhuma informação além do conteúdo que está sendo exibido no momento por meio do compartilhamento de tela. Se a sua reunião tiver uma sala de espera, admita prontamente o bot do Scribe na reunião. Caso contrário, o Scribe for Meetings não funcionará.

Sou um participante de reunião com deficiência de impressão e não sei se a reunião da qual estou participando foi registrada pelo Scribe for Meetings. O que posso fazer?

Acesse [ScribeForMeetings.com] (https://scribeformeetings.com), cole o link de convite do Zoom ou do Microsoft Teams para sua reunião e pressione “Go” (Ir). Se a reunião tiver sido registrada no Scribe for Meetings, você estará pronto para acompanhar os slides acessíveis. Caso contrário, você pode se inscrever para ser notificado por e-mail quando a reunião tiver sido registrada no Scribe for Meetings.

Eu participo com frequência de reuniões do Zoom ou do Microsoft Teams. Qual é a maneira mais fácil de descobrir se uma reunião está registrada no Scribe for Meetings e, se estiver, visualizar o conteúdo acessível?

O Scribe for Meetings tem uma [extensão para Chrome e Edge] (https://chrome.google.com/webstore/detail/scribe-for-meetings/bikolphfhfiambndbiimigilhfekcfpn) que verifica a disponibilidade no Scribe for Meetings de qualquer reunião do Zoom ou do Microsoft Teams de que você participe. Com uma única tecla de atalho, você pode visualizar o conteúdo acessível se a reunião estiver registrada ou solicitar uma notificação de acompanhamento se a reunião for registrada no Scribe for Meetings posteriormente.

Sou um participante de reunião com deficiência de impressão. Vocês têm algum recurso para me ajudar a pedir ao anfitrião da reunião que use o Scribe for Meetings?

Sim; dê uma olhada em nosso [Scribe for Meetings Self-Advocacy Kit] (https://sak.scribeformeetings.com). Aqui você encontrará uma variedade de cartas pré-escritas que podem ser personalizadas, copiadas e coladas em um e-mail.

O Scribe for Meetings pode converter uma apresentação em formatos de arquivo acessíveis para visualização off-line?

Sim. Ao criar a reunião, o apresentador pode optar por fornecer sua apresentação para download nos seguintes formatos de arquivo:

• Uma página da Web acessível, com todos os mesmos recursos da apresentação ao vivo, incluindo leitura em voz alta
• PDF com tags
• MP3, via conversão de texto em fala em cerca de uma dúzia de idiomas
• DAISY, texto e áudio
• EPUB
• Microsoft Word
• Braille: Grau 1, Grau 2, Braille em inglês unificado e muitos outros idiomas

As opções PDF e Microsoft Word suportam impressão em tamanho grande. Essa opção e outras opções, como a velocidade de fala para saída de áudio, podem ser escolhidas pelos participantes quando eles baixarem os slides. Esse recurso não é ativado por padrão; o apresentador deve optar por permiti-lo. Para ativar esse recurso ao registrar uma reunião, marque a caixa de seleção “Permitir que os participantes façam download de versões acessíveis dos slides” Essa opção só terá efeito para a reunião que está sendo registrada no momento. Em uma reunião em que esse recurso estiver ativado, assim que o apresentador mostrar um slide, a página da Web em que os participantes visualizam os slides acessíveis incluirá um link chamado “Download Slides”. Para fazer o download dos slides, o participante deve seguir estas etapas:

1. Clique no link “Download Slides”.
2. Se solicitado, digite seu endereço de e-mail e siga as instruções para fazer login.
3. Escolha o formato acessível que você deseja.
4. Para alguns formatos, você pode opcionalmente personalizar as configurações, como voz de conversão de texto em fala, velocidade de fala, tabela de tradução em braile ou impressão em tamanho grande.
5. Clique no botão “Preparar download”.
6. Observe seu e-mail para ver o link de download. Para a maioria dos formatos, o e-mail chegará em alguns minutos. A conversão para áudio pode levar muito mais tempo, dependendo da extensão da apresentação de slides, pois a síntese de fala é um processo mais demorado do que outras conversões.

Eu organizo muitas reuniões e quero permitir que meus participantes baixem os slides de todas essas reuniões. Posso ativar esse recurso por padrão?

Sim. Siga estas etapas:

1. Acesse ScribeForMeetings.com.
2. Se houver um link “Log In” na parte superior da página, clique nele, digite seu endereço de e-mail e siga as instruções para fazer login no Scribe for Meetings.
3. Clique em “Settings” (Configurações) e depois em “Meeting Defaults” (Padrões de reunião).
4. Marque a caixa de seleção “Allow attendees to download accessible versions of slides” (Permitir que os participantes baixem versões acessíveis dos slides) e clique em “Save” (Salvar).

Quero proteger meus slides contra cópia e distribuição não autorizadas. O Scribe for Meetings oferece suporte a isso?

Infelizmente, o Scribe for Meetings não pode impedir que os participantes copiem o texto de seus slides. No entanto, se você não permitir que os slides sejam baixados, não será fácil para os participantes copiarem seus slides, pois eles terão que copiar um slide de cada vez. Além disso, observe que, na prática, isso não é diferente do que qualquer participante já pode fazer ao tirar capturas de tela dos seus slides.

O Scribe for Meetings é multilíngue?

Sim. O Scribe for Meetings pode renderizar o conteúdo em qualquer um dos 140 idiomas, novamente sem nenhum esforço extra do apresentador.

Preciso diminuir a velocidade da minha apresentação para garantir que os participantes com deficiência de impressão possam acompanhar?

Não. O Scribe for Meetings tem um recurso chamado Dynamic Visual Representation (Representação Visual Dinâmica), ou modo DVR, que permite que os participantes com deficiência visual leiam os slides acessíveis em seu próprio ritmo. Um participante pode pausar a apresentação ao vivo, voltar a um slide que já leu, avançar em seu próprio ritmo e continuar a apresentação ao vivo quando estiver pronto. Para usar o modo DVR, o participante deve pressionar o botão Suspender apresentação ou o botão Slide anterior. Esses botões são identificados como tal para usuários de leitores de tela e para usuários de mouse que passam o mouse sobre eles. Visualmente, eles estão na parte inferior da página e se parecem com os botões Pausar e Faixa anterior em um reprodutor de mídia. Quando o usuário pressiona um desses botões, a apresentação ao vivo é pausada e, no caso do botão Slide anterior, ela retorna ao slide anterior. O usuário pode então usar os botões Slide anterior e Próximo slide para percorrer os slides no seu próprio ritmo e o botão Ir ao vivo para retornar à apresentação ao vivo. Esses botões se parecem com os botões Previous Track (Faixa anterior), Next Track (Próxima faixa) e Play (Reproduzir) em um reprodutor de mídia.
Observe que o modo DVR só permite que os participantes revisem os slides que foram exibidos desde que entraram na apresentação. Se um participante com deficiência de impressão chegar atrasado à sua apresentação, ele perderá os mesmos slides que qualquer outro participante atrasado teria perdido.

Tenho um participante com deficiência de impressão que se beneficiaria de ter o meu conteúdo falado em voz alta, mas não se sente confortável com um leitor de tela cheia. O Scribe for Meetings pode ajudar?

Sim. Nosso recurso Ler em voz alta falará seus slides usando as vozes fornecidas pelo dispositivo e pelo navegador da Web do usuário, enquanto desenha uma caixa ao redor de cada palavra à medida que ela é falada para ajudar o usuário a acompanhar visualmente. Para usuários do Windows, recomendamos o navegador Microsoft Edge para esse recurso, pois o Edge oferece vozes excelentes em vários idiomas, gratuitamente. No entanto, esse recurso também funciona em todas as outras plataformas e navegadores principais, inclusive em dispositivos móveis.
Para começar a ler o slide atual em voz alta, pressione o botão Ler em voz alta, que fica na parte inferior da tela e se parece com um alto-falante. Enquanto o Scribe for Meetings estiver lendo o slide em voz alta, ele mostrará controles para interromper a leitura (o botão com um ícone de quadrado), pausar ou retomar, voltar ou avançar (os botões que se parecem com os botões de Faixa anterior e Faixa seguinte em um reprodutor de mídia), acelerar e desacelerar a leitura ou alterar a voz. Esses controles desaparecerão assim que a leitura for concluída ou assim que o usuário a interromper.
Observe que o modo Ler em voz alta e o modo DVR (veja acima) podem ser usados juntos para permitir que os participantes com deficiência de impressão leiam os slides de sua própria maneira e em seu próprio ritmo.

Tenho um participante com deficiência de impressão que precisa dos meus slides em uma fonte grande, mas não precisa de um programa de ampliação de tela inteira. O Scribe for Meetings pode ajudar?

Sim. O Scribe for Meetings exibe seus slides de forma a torná-los acessíveis a participantes com todos os tipos de necessidades de conteúdo. Se forem necessárias fontes grandes, o participante poderá usar o recurso de zoom da página do navegador para ajustar o tamanho da fonte dos slides, sem exigir que o usuário role continuamente para frente e para trás. O Scribe for Meetings também exibirá automaticamente o texto no esquema de cores preferido do usuário, seja ele o habitual escuro sobre claro, claro sobre escuro (também conhecido como modo escuro) ou um esquema personalizado.

Espere! O que está acontecendo aqui? Por que meus slides parecem tão diferentes no Scribe for Meetings do que na minha apresentação?

Todos os aspectos de como o Scribe for Meetings exibe seus slides são otimizados para acessibilidade, para participantes com todos os tipos de deficiências de impressão. Como o Scribe for Meetings deve ser usado junto com a plataforma de reuniões existente, os participantes sempre podem voltar à janela principal da reunião para ver os slides como são exibidos em sua apresentação sem acessibilidade.

Não uso o PowerPoint. Ainda posso tornar minha apresentação acessível com o Scribe for Meetings?

O Scribe for Meetings pode tornar acessíveis os seus slides compartilhados na tela, independentemente do aplicativo que você usar para apresentá-los, desde que você possa fornecer o conjunto de slides no formato PowerPoint. Outros aplicativos de apresentação, como o Keynote e o Google Slides, podem converter suas apresentações de slides para o formato PowerPoint, portanto, você pode usá-los com o Scribe for Meetings.

O Scribe for Meetings não está mostrando as versões acessíveis dos meus slides durante a apresentação, ou está pulando alguns slides. O que há de errado?

Certifique-se de que esteja apresentando seus slides em uma apresentação de slides em tela cheia e que tenha configurado o compartilhamento de tela do Zoom ou do Microsoft Teams para compartilhar essa apresentação de slides com seu público. Se estiver usando o PowerPoint para Windows para executar sua apresentação, depois de abrir o PowerPoint, certifique-se de pressionar F5 para entrar no modo de apresentação de slides. [Saiba mais sobre como usar o compartilhamento de tela do Zoom com o PowerPoint (https://support.zoom.us/hc/en-us/articles/203395347-Screen-Sharing-a-PowerPoint-Presentation) Saiba como usar o compartilhamento de tela do Microsoft Teams com o PowerPoint.

Como o Scribe for Meetings lida com imagens e gráficos em meus slides?

Se você já escreveu descrições (também conhecidas como alt tags ou legendas) para o conteúdo gráfico em seus slides, o Scribe for Meetings as usará. Caso contrário, o Scribe for Meetings usará um serviço de descrição de imagens baseado em nuvem, com base no aprendizado de máquina, para adicionar automaticamente tags alt aos seus gráficos. Se essas imagens contiverem texto, o Scribe for Meetings também usará o reconhecimento óptico de caracteres (OCR) para tornar esse texto acessível.

Meus slides têm gráficos, diagramas ou outros gráficos complexos. O Scribe for Meetings pode lidar com eles?

A resposta curta é: na maioria das vezes, não. Ainda estamos trabalhando nisso. Como a plataforma Scribe Augmented Document Remediation é alimentada por aprendizado de máquina, à medida que recebermos mais documentos e apresentações de slides com gráficos complexos, poderemos treinar nosso modelo para tornar esses gráficos acessíveis. Mas, por enquanto, você terá que experimentar e ver.

O Scribe for Meetings funciona com outras plataformas de reunião além do Zoom e do Microsoft Teams, como Jitsi Meet, Google Meet, Slack, Amazon Chime ou BlueJeans?

Ainda não, mas em breve funcionará.

Como as pessoas da nossa organização fazem login no Scribe for Meetings?

Atualmente, o Scribe for Meetings oferece suporte a duas opções de autenticação. A opção mais simples é o nosso processo de login baseado em e-mail. Basta digitar seu endereço de e-mail e enviaremos um link que você poderá usar para fazer login; não é necessária nenhuma senha. Para organizações com requisitos de segurança mais rigorosos, também podemos nos integrar a sistemas de logon único (SSO) que implementam o padrão SAML, seja por meio da federação InCommon ou usando a troca bilateral de metadados. Nosso provedor de serviços SAML usa o pacote de código aberto Shibboleth SP e foi implementado em parceria com a Signet, Inc., uma empresa de gerenciamento de identidade e controle de acesso fundada por um arquiteto do Shibboleth. Observe que oferecemos suporte ao SSO por meio de vários provedores de identidade; além do Shibboleth IdP, testamos com o Azure Active Directory. Quando sua organização se inscrever no Scribe for Meetings, ofereceremos a integração de SSO, coberta pela taxa de instalação.

Qual é a extensão dos dados coletados pelo bot do Scribe for Meetings, os usos desses dados coletados e quem teria acesso aos dados coletados?

O bot do Scribe processa o conteúdo da tela compartilhado pelo(s) apresentador(es). Esses dados permanecem em nossa rede segura e não são armazenados nem processados por terceiros.

Qual é o futuro do Scribe for Meetings?

O Scribe, a plataforma por trás da nossa linha de produtos Scribe, está aprendendo ativamente toda vez que um documento é processado. A tecnologia de Remediação de Documentos Aumentada, baseada em aprendizado de máquina, fica mais inteligente a cada página, o que nos aproxima muito mais de 100% de precisão. Os benefícios se estendem a todos os nossos produtos, tornando o Scribe for Meetings um aplicativo que só vai melhorar quanto mais você o usar.