Scribe for Meetings

Of dit nu ruim van tevoren gebeurt of binnen enkele minuten na aanvang van de vergadering, het installatieproces is snel en efficiënt. De procedure voor het starten van de vergadering varieert enigszins afhankelijk van je rol.

Als u de organisator bent

1. Voer de uitnodigingslink voor de vergadering in en klik op “Ga”
2. U komt op een pagina met de mededeling dat deze vergadering nog moet worden geregistreerd bij Scribe for Meetings. Wanneer u wordt gevraagd hoe u verder wilt gaan, klikt u op “Klik hier als u de organisator van dit evenement bent” Als u de organisator van het evenement bent, kunt u het registratieproces voltooien.
   1. Als u niet bent aangemeld, wordt u om uw e-mailadres gevraagd. U ontvangt dan een verificatielink per e-mail.
   2. Als je op deze link klikt, log je in en ga je verder met het aanmaken van de vergadering.
3. Voer een titel in voor de vergadering in het bewerkingsvak “Titel”.
   1. Merk op dat dit niet de titel van de vergadering in uw videoconferentie platform hoeft te zijn.
4. Om uw dia’s te uploaden klikt u op “Bladeren…Geen bestand geselecteerd” Een standaard bestandsbrowser venster zal verschijnen waar u uw PowerPoint of PDF bestand kunt selecteren.
   1. Opmerking: terwijl PowerPoint ondersteuning volledig is, is PDF ondersteuning momenteel in beta.
5. Deze volgende instellingen zijn optioneel. Je kunt ze overslaan en op “Gereed” klikken als je dat wilt.
   1. Je krijgt een taalkeuzelijst te zien, handig als je de taal handmatig wilt afdwingen in plaats van de automatische taaldetectie te gebruiken.
   2. Je wordt gevraagd of je afbeeldingen automatisch wilt laten beschrijven.
      1. Merk op dat Scribe’s afbeeldingsbeschrijving alleen afbeeldingen zal proberen te beschrijven die geen alt-tekst hebben.
   3. Tot slot wordt je gevraagd of je het downloaden van dia’s wilt toestaan.
6. Zodra u op “Gereed” klikt, zal Scribe de dia’s voor uw vergadering verwerken. Een percentagebalk geeft de voortgang aan.
7. Zodra de dia’s zijn verwerkt, krijgt u de kans om een bericht met de Scribe voor Vergaderingen deelnemerslink naar het klembord te kopiëren. U kunt dit posten in de chat van de vergadering, in een e-mail naar uw deelnemers of op een andere toegankelijke manier.
8. Binnen een paar minuten nadat de deelnemer op de link heeft geklikt en het toetredingsproces heeft gestart, zal de Scribe Bot proberen deel te nemen aan uw vergadering. Als u een wachtkamer hebt, moet u de bot handmatig toegang geven tot uw vergadering zodra u de melding van uw videoconferentieplatform ontvangt. In beide gevallen zal de Scribe Bot geduldig wachten op uw screenshare.
9. Start de slideshow modus in uw presentatieprogramma en deel het slideshow venster met uw deelnemers aan de vergadering. Alle deelnemers aan de vergadering die Scribe for Meetings in hun browser hebben geladen, zullen de toegankelijke dia’s te horen krijgen.

Als u niet de organisator bent:

Vergaderingen kunnen worden opgezet namens de organisator, die dan de dia’s kan uploaden.

1. Voer de uitnodigingslink voor de vergadering in en klik op “Ga”
2. U komt op een pagina met de melding dat deze vergadering nog geregistreerd moet worden bij Scribe for Meetings. Wanneer u wordt gevraagd hoe u verder wilt gaan, klikt u op “Klik hier als u dit evenement namens de organisator wilt registreren”
   1. Als u niet bent ingelogd, wordt u gevraagd om uw e-mailadres, waarna u een verificatielink wordt gemaild.
   2. Als je op deze link klikt, log je in en ga je verder met het aanmaken van de vergadering.
3. Geef de vergadering een titel.
   1. Merk op dat dit niet de titel van de vergadering in uw videoconferentie platform hoeft te zijn.
4. Je wordt gevraagd of je beelden automatisch wilt laten beschrijven.
5. Zodra je op “Gereed” klikt, krijg je een bericht dat je naar je klembord kunt kopiëren en naar de verantwoordelijke voor de presentatie kunt sturen. Zodra hij/zij op de link klikt en de dia’s uploadt, kan hij/zij beslissen of de dia’s gedownload mogen worden of niet.