Scribe for Meetings

Hier vindt u antwoorden op veelgestelde vragen over Scribe voor vergaderingen. Raadpleeg dit document wanneer u met een probleem wordt geconfronteerd.
Staat uw vraag er niet bij? Neem contact met ons op, dan helpen we u verder.

Wat is Scribe voor vergaderingen?

Scribe for Meetings is een cloud-gebaseerde technologie die een gedeelde presentatie op platformen als Zoom, Microsoft Teams, Google Meet en andere omvormt tot een toegankelijke presentatie in realtime voor mensen met een visuele beperking.

Wie heeft er baat bij Scribe for Meetings?

In de eerste plaats de miljoenen mensen met een visuele beperking die anders geen baat zouden hebben bij de informatie die wordt gepresenteerd; en de massa’s grote en kleine bedrijven, overheidsinstellingen, alle onderwijsniveaus en organisaties die weinig weten over toegankelijkheid, maar graag een betaalbare manier willen om hun inhoud toegankelijker te maken.

Waarom zou ik Scribe for Meetings kiezen in plaats van andere producten?

We zijn ervan overtuigd dat er niets anders is dat precies doet wat wij doen. Scribe for Meetings is de eerste technologie in zijn soort die in real-time synchroniseert met vergaderplatforms. Natuurlijk zullen concurrenten dit opmerken en waarschijnlijk hun imitaties uitbrengen, en we kijken uit naar de concurrentie, maar tenzij ze van plan zijn om te concurreren op prijs, zijn wij ervan overtuigd dat u hier zult vinden wat u nodig hebt.

Hoe werkt Scribe for Meetings?

Als u de gastheer bent:

1. Ga naar ScribeForMeetings.com, plak de uitnodigingslink voor uw vergadering en druk op “Go”.
2. Klik op de knop om je vergadering te registreren.
3. Voer uw e-mailadres in om in te loggen als daarom wordt gevraagd. Als u Scribe for Meetings gebruikt namens een organisatie, zorg er dan voor dat u het e-mailadres gebruikt dat door die organisatie is opgegeven. Als uw organisatie Scribe for Meetings heeft geïntegreerd met een single sign-on (SSO) systeem, dan wordt u doorgeleid naar het normale inlogproces voor uw organisatie, of mogelijk automatisch ingelogd. Anders sturen we u een e-mail met een link die u kunt gebruiken om in te loggen bij Scribe for Meetings.
4. Voer een naam in voor uw vergadering, selecteer uw PowerPoint slide deck en druk op “Verzenden”. OPMERKING: Scribe for Meetings ondersteunt momenteel Zoom vergaderingen, Zoom webinars en Microsoft Teams. Schrijf je in op onze e-maillijst om een melding te ontvangen wanneer we functies en extra vergaderplatformen toevoegen.

Je content is binnen enkele minuten klaar om te lanceren. Kennis van het maken van toegankelijke presentaties is niet nodig. Als host hoef je geen extra software op je apparaat te draaien en content kan al 5 minuten voor de vergadering worden geüpload. Voor de vergaderingbezoeker met een visuele beperking, navigeer naar https://www.ScribeForMeetings.com, plak je Zoom of Microsoft Teams uitnodigingslink erin en druk op “Go”. Een andere mogelijkheid is dat de host van je vergadering je een directe link naar Scribe for Meetings heeft gegeven, hetzij in de uitnodigingsmail of tijdens de vergadering zelf via chat. Hoe je er ook komt, je bent nu klaar om de presentatie te volgen in elke webbrowser op elk platform.

Hoe moeilijk is het om Scribe for Meetings te installeren?

Scribe for Meetings is geen geïnstalleerde applicatie. Het is een cloudservice, dus er is niets meer nodig dan een browser om van een vergadering te genieten. Voor presentatoren is het proces, behalve het uploaden van hun inhoud voorafgaand aan de vergadering, met opzet eenvoudig gehouden. Er hoeft niets te worden geïnstalleerd op uw computer of apparaat, behalve Zoom, Microsoft Teams of vergelijkbare vergaderplatformen. Enterprise klanten kunnen Scribe for Meetings hosten op hun eigen servers. Neem contact met ons op voor meer informatie.

Ik zie dat een deelnemer met de naam “Scribe for Meetings” probeert deel te nemen aan mijn vergadering. Wat is er aan de hand?

Dat is de Scribe-bot. Deze bot kijkt naar het scherm in je vergadering, zodat hij kan zien welke dia op dat moment wordt weergegeven en de toegankelijke versie van die dia in realtime kan aanbieden aan deelnemers met een visuele beperking. De Scribe bot verstoort je vergadering op geen enkele manier en verzamelt geen andere informatie dan welke inhoud er op dat moment wordt weergegeven via scherm delen. Als uw vergadering een wachtruimte heeft, laat de Scribe bot dan onmiddellijk toe tot de vergadering. Anders zal Scribe for Meetings niet werken.

Ik ben een deelnemer aan een vergadering met een visuele beperking en ik weet niet of de vergadering die ik bijwoon geregistreerd is via Scribe for Meetings. Wat kan ik doen?

Ga naar ScribeForMeetings.com, plak de Zoom of Microsoft Teams uitnodigingslink voor je vergadering in en druk op “Go”. Als de vergadering geregistreerd is bij Scribe for Meetings, dan ben je klaar om mee te volgen met toegankelijke slides. Zo niet, dan kun je je aanmelden om per e-mail op de hoogte te worden gesteld wanneer de vergadering is geregistreerd bij Scribe for Meetings.

Ik neem vaak deel aan Zoom of Microsoft Teams vergaderingen. Wat is de makkelijkste manier om uit te vinden of een vergadering is geregistreerd bij Scribe for Meetings, en zo ja, om de toegankelijke inhoud te bekijken?

Scribe for Meetings heeft een extensie voor Chrome en Edge die de beschikbaarheid op Scribe for Meetings controleert van elke Zoom of Microsoft Teams vergadering die je bijwoont. Met één sneltoets kun je de toegankelijke inhoud bekijken als de vergadering is geregistreerd, of een vervolgmelding aanvragen als de vergadering later is geregistreerd bij Scribe for Meetings.

Ik woon een vergadering bij met een visuele beperking. Heeft u hulpmiddelen waarmee ik de host van de vergadering kan vragen om Scribe voor Vergaderingen te gebruiken?

Ja; bekijk onze [Scribe for Meetings Self-Advocacy Kit] (https://sak.scribeformeetings.com). Hier vind je een aantal vooraf geschreven brieven die je kunt personaliseren en vervolgens kunt kopiëren en plakken in een e-mail.

Kan Scribe for Meetings een presentatie converteren naar toegankelijke bestandsformaten om offline te bekijken?

Ja. Bij het aanmaken van de vergadering kan de presentator ervoor kiezen om zijn presentatie te downloaden in de volgende bestandsformaten:

• Een toegankelijke webpagina, met dezelfde functies als de live presentatie, inclusief voorlezen
• Tagged PDF
• MP3, via tekst-naar-spraak in een tiental talen
• DAISY, tekst plus audio
• EPUB
• Microsoft Word
• Braille: Grade 1, Grade 2, Unified English Braille en vele andere talen

De PDF en Microsoft Word opties ondersteunen grote letters. Deze optie, en andere opties zoals spreeksnelheid voor audio-uitvoer, kunnen gekozen worden door deelnemers wanneer ze de dia’s downloaden. Deze functie is niet standaard ingeschakeld; de presentator moet ervoor kiezen om dit toe te staan. Om deze functie in te schakelen tijdens het registreren van een vergadering, vink je het vakje “Deelnemers toestaan om toegankelijke versies van dia’s te downloaden” aan Deze keuze is alleen van kracht voor de vergadering die op dat moment wordt geregistreerd. Voor een vergadering waar deze functie is ingeschakeld, zal zodra de presentator een dia heeft getoond, de webpagina waar de aanwezigen de toegankelijke dia’s bekijken een link “Dia’s downloaden” bevatten. Om de dia’s te downloaden, moet een deelnemer deze stappen volgen:

1. Klik op de link “Download dia’s”.
2. Voer je e-mailadres in als daarom wordt gevraagd en volg de instructies om in te loggen.
3. Kies het gewenste toegankelijke formaat.
4. Voor sommige indelingen kun je optioneel instellingen aanpassen, zoals tekst-naar-spraak stem, spreeksnelheid, braillevertalingstabel of grootletterdruk.
5. Klik op de knop “Download voorbereiden”.
6. Houd je e-mail in de gaten voor de downloadlink. Voor de meeste formaten zal de e-mail binnen een paar minuten aankomen. Conversie naar audio kan veel langer duren, afhankelijk van de lengte van het diadeck, omdat spraaksynthese een tijdrovender proces is dan andere conversies.

Ik organiseer veel vergaderingen en ik wil mijn deelnemers de mogelijkheid bieden om de dia’s van al deze vergaderingen te downloaden. Kan ik deze functie standaard inschakelen?

Ja. Volg deze stappen:

1. Ga naar ScribeForMeetings.com.
2. Als er bovenaan de pagina een link “Aanmelden” staat, klik daarop, voer uw e-mailadres in en volg de instructies om u aan te melden bij Scribe for Meetings.
3. Klik op “Instellingen” en vervolgens op “Meeting Defaults”.
4. Schakel het selectievakje “Deelnemers toestaan om toegankelijke versies van dia’s te downloaden” in en klik op “Opslaan”.

Ik wil mijn dia’s beschermen tegen ongeoorloofd kopiëren en verspreiden. Ondersteunt Scribe voor Vergaderingen dit?

Helaas kan Scribe voor Vergaderingen niet voorkomen dat uw deelnemers de tekst van uw dia’s kopiëren. Als je echter niet toestaat dat de dia’s worden gedownload, is het voor deelnemers niet eenvoudig om je dia’s te kopiëren, omdat ze dan één dia per keer moeten kopiëren. Merk ook op dat dit in de praktijk niet verschilt van wat elke bezoeker al kan doen door screenshots van je dia’s te maken.

Is Scribe voor vergaderingen meertalig?

Ja. Scribe for Meetings kan inhoud in 140 verschillende talen weergeven, zonder extra inspanning van de presentator.

Moet ik mijn presentatie vertragen om ervoor te zorgen dat deelnemers met een visuele beperking het kunnen bijhouden?

Nee. Scribe for Meetings heeft een functie die Dynamic Visual Representation (DVR-modus) heet, waarmee mensen met een visuele beperking uw toegankelijke dia’s in hun eigen tempo kunnen lezen. Een deelnemer kan de live presentatie pauzeren, teruggaan naar een dia die hij al gelezen heeft, in zijn eigen tempo verder gaan en weer verder gaan met de live presentatie als hij er klaar voor is. Om de DVR-modus te gebruiken, moet de deelnemer op de knop Presentatie onderbreken of op de knop Vorige dia drukken. Deze knoppen zijn als zodanig gelabeld voor gebruikers van schermlezers en voor muisgebruikers die er met de muis overheen gaan. Visueel staan ze onderaan de pagina en lijken ze op de knoppen Pauze en Vorige track in een mediaspeler. Als de gebruiker op een van deze knoppen drukt, wordt de live presentatie gepauzeerd en met de knop Vorige dia gaat hij terug naar de vorige dia. De gebruiker kan dan de knoppen Vorige dia en Volgende dia gebruiken om op zijn eigen tempo door de dia’s te gaan en de knop Ga live om terug te keren naar de live presentatie. Deze knoppen lijken op de knoppen Vorige track, Volgende track en Afspelen in een mediaspeler.
Merk op dat in de DVR-modus deelnemers alleen de dia’s kunnen bekijken die getoond zijn sinds ze aan de presentatie begonnen. Als een deelnemer met een visuele beperking te laat is voor je presentatie, dan heeft hij dezelfde dia’s gemist als elke andere deelnemer die te laat is.

Ik heb een deelnemer met een visuele beperking die er baat bij heeft dat mijn inhoud hardop wordt voorgelezen, maar die zich niet op zijn gemak voelt met een schermlezer. Kan Scribe for Meetings helpen?

Ja. Onze voorleesfunctie spreekt uw dia’s voor met de stemmen van het apparaat en de webbrowser van de gebruiker, terwijl er een kader om elk woord wordt getekend terwijl het wordt uitgesproken om de gebruiker te helpen visueel mee te volgen. Voor Windows-gebruikers raden we de Microsoft Edge-browser aan voor deze functie, omdat Edge gratis uitstekende stemmen in verschillende talen biedt. Deze functie werkt echter ook op alle andere belangrijke platforms en browsers, inclusief mobiele apparaten.
Om te beginnen met het voorlezen van de huidige dia, druk je op de voorleesknop, die onderaan het scherm staat en eruit ziet als een luidspreker. Terwijl Scribe voor Vergaderingen de dia voorleest, toont het controles om het voorlezen te stoppen (de knop met een vierkant pictogram), te pauzeren of te hervatten, terug of vooruit te gaan (de knoppen die eruit zien als de knoppen Vorige track en Volgende track in een mediaspeler), het voorlezen te versnellen of te vertragen, of de stem te veranderen. Deze knoppen verdwijnen zodra het lezen is voltooid of zodra de gebruiker stopt.
Voorlezen en de DVR-modus (zie hierboven) kunnen samen worden gebruikt, zodat mensen met een visuele beperking de dia’s op hun eigen manier en in hun eigen tempo kunnen lezen.

Ik heb een deelnemer met een visuele beperking die mijn dia’s in een groot lettertype nodig heeft, maar die geen schermvergrotingsprogramma nodig heeft. Kan Scribe for Meetings helpen?

Ja. Scribe for Meetings toont uw dia’s op een manier die ze toegankelijk maakt voor deelnemers met allerlei soorten inhoudsvereisten. Als er grote lettertypes nodig zijn, kunnen deelnemers de zoomfunctie van hun browser gebruiken om de lettergrootte van de dia’s aan te passen, zonder dat de gebruiker steeds heen en weer hoeft te scrollen. Scribe for Meetings toont de tekst ook automatisch in het kleurenschema dat de gebruiker verkiest, of dit nu het gebruikelijke donker-op-licht, licht-op-donker (ook bekend als donkere modus), of een aangepast schema is.

Wacht! Wat gebeurt hier? Waarom zien mijn dia’s er zo anders uit in Scribe voor vergaderingen dan in mijn presentatie?

Elk aspect van de weergave van uw dia’s in Scribe for Meetings is geoptimaliseerd voor toegankelijkheid, voor deelnemers met alle soorten printproblemen. Omdat Scribe for Meetings bedoeld is om naast uw bestaande vergaderplatform te gebruiken, kunnen deelnemers altijd teruggaan naar het hoofdscherm van de vergadering om de dia’s te zien zoals ze worden weergegeven in uw presentatie zonder toegankelijkheid.

Ik gebruik geen PowerPoint. Kan ik mijn presentatie toch toegankelijk maken met Scribe for Meetings?

Scribe for Meetings kan uw schermgedeelde dia’s toegankelijk maken, ongeacht welke app u gebruikt om ze te presenteren, zolang u uw diadeck in PowerPoint-formaat kunt aanleveren. Andere presentatie apps zoals Keynote en Google Slides kunnen hun diadecks converteren naar PowerPoint formaat, dus je kunt deze gebruiken met Scribe for Meetings.

Scribe for Meetings toont niet de toegankelijke versies van mijn dia’s tijdens de presentatie of slaat sommige dia’s over. Wat is er aan de hand?

Zorg ervoor dat u uw dia’s in een schermvullende diavoorstelling presenteert en dat u Zoom of Microsoft Teams schermdeling hebt ingesteld om die diavoorstelling met uw publiek te delen. Als je PowerPoint voor Windows gebruikt om je presentatie uit te voeren, zorg er dan voor dat je, zodra je PowerPoint hebt geopend, op F5 drukt om naar de modus voor diavoorstelling te gaan. Meer informatie over het gebruik van Zoom scherm delen met PowerPoint. Meer informatie over het gebruik van Microsoft Teams scherm delen met PowerPoint.

Hoe gaat Scribe for Meetings om met afbeeldingen en grafieken in mijn dia’s?

Als u al beschrijvingen (ook bekend als alt-tags of bijschriften) hebt geschreven voor de grafische inhoud in uw dia’s, zal Scribe for Meetings deze gebruiken. Anders maakt Scribe for Meetings gebruik van een cloud-gebaseerde beeldbeschrijvingsdienst die gebruik maakt van machine learning om automatisch alt tags toe te voegen voor je afbeeldingen. Als die afbeeldingen tekst bevatten, zal Scribe for Meetings ook optische tekenherkenning (OCR) gebruiken om die tekst toegankelijk te maken.

Mijn dia’s bevatten grafieken, diagrammen of andere complexe afbeeldingen. Kan Scribe voor Vergaderingen deze verwerken?

Het korte antwoord is, meestal niet. We werken hier nog aan. Omdat het Scribe Augmented Document Remediation platform werkt op basis van machine learning, kunnen we naarmate we meer documenten en diavoorstellingen met complexe afbeeldingen ontvangen, ons model trainen om deze afbeeldingen toegankelijk te maken. Maar voor nu moet je het gewoon proberen en zien.

Werkt Scribe for Meetings met andere vergaderplatformen dan Zoom en Microsoft Teams, zoals Jitsi Meet, Google Meet, Slack, Amazon Chime of BlueJeans?

Nog niet, maar dat komt binnenkort.

Hoe kunnen mensen binnen onze organisatie inloggen bij Scribe for Meetings?

Scribe for Meetings ondersteunt momenteel twee opties voor verificatie. De eenvoudigste optie is ons inlogproces via e-mail. Vul uw e-mailadres in en wij sturen u een link waarmee u kunt inloggen; u heeft geen wachtwoord nodig. Voor organisaties met strengere beveiligingseisen kunnen we ook integreren met SSO-systemen (Single Sign-On) die de SAML-standaard implementeren, via de federatie InCommon of met behulp van bilaterale uitwisseling van metadata. Onze SAML service provider gebruikt het open-source Shibboleth SP pakket en is geïmplementeerd in samenwerking met Signet, Inc., een identity management en toegangscontrole bedrijf opgericht door een architect van Shibboleth. Merk op dat we SSO ondersteunen via verschillende identity providers; naast Shibboleth IdP hebben we getest met Azure Active Directory. Wanneer uw organisatie zich aanmeldt bij Scribe for Meetings, bieden we SSO onboarding aan, gedekt door de installatiekosten.

Wat is de omvang van de gegevens die worden verzameld door de Scribe for Meetings bot, welk gebruik wordt er gemaakt van de verzamelde gegevens en wie heeft toegang tot de verzamelde gegevens?

De Scribe-bot verwerkt de scherminhoud die door de presentator(en) wordt gedeeld. Deze gegevens blijven binnen ons beveiligde netwerk en worden niet opgeslagen of verwerkt door derden.

Wat is de toekomst van Scribe voor vergaderingen?

Scribe, het platform achter onze Scribe-productlijn, leert actief elke keer dat een document wordt verwerkt. De Augmented Document Remediation technologie wordt met elke pagina slimmer en brengt ons dichter bij 100% nauwkeurigheid. De voordelen werken door in al onze producten, waardoor Scribe voor Meetings een applicatie is die alleen maar beter wordt naarmate je het meer gebruikt.