Scribe for Meetings

Che sia fatto con largo anticipo o a pochi minuti dall’inizio della riunione, il processo di impostazione è rapido ed efficiente. La procedura di avvio della riunione varia leggermente a seconda del ruolo ricoperto.

Se siete l’organizzatore

1. Inserire il link di invito per la riunione, quindi fare clic su “Vai”
2. Si aprirà una pagina che informa che questa riunione non è ancora stata registrata in Scribe for Meetings. Quando vi viene chiesto come volete procedere, fate clic su “Clicca qui se sei l’organizzatore di questo evento” Se siete l’organizzatore dell’evento, potrete portare a termine il processo di registrazione.
   1. Se non avete effettuato l’accesso, vi verrà richiesto il vostro indirizzo e-mail e a quel punto vi verrà inviato un link di verifica.
   2. Facendo clic su questo link si effettuerà il login, proseguendo così il processo di creazione della riunione.
3. Inserire il titolo della riunione nella casella di modifica “Titolo”.
   1. Si noti che questo non deve essere il titolo della riunione nella piattaforma di videoconferenza.
4. Per caricare le diapositive, fare clic su “Sfoglia… Nessun file selezionato” Verrà visualizzata una finestra di browser di file standard in cui è possibile selezionare il file PowerPoint o PDF.
   1. Nota: mentre il supporto per PowerPoint è completo, quello per i PDF è attualmente in fase beta.
5. Le impostazioni successive sono facoltative. Se lo si desidera, è possibile saltarle e fare clic su “Fine”.
   1. Verrà presentato un elenco a discesa della lingua, utile se si desidera imporre manualmente la lingua invece di utilizzare il rilevamento automatico della lingua.
   2. Verrà chiesto se si desidera che le immagini vengano descritte automaticamente.
      1. Si noti che la descrizione delle immagini di Scribe tenterà di descrivere solo le immagini prive di testo alt.
   3. Infine, vi verrà chiesto se desiderate consentire il download delle diapositive.
6. Una volta fatto clic su “Fatto”, Scribe elaborerà le diapositive per la riunione. Una barra percentuale segnalerà i progressi compiuti.
7. Una volta elaborate le diapositive, si avrà la possibilità di copiare negli appunti un messaggio contenente il link del partecipante a Scribe for Meetings. Questo messaggio deve essere pubblicato nella chat della riunione, in un’e-mail ai partecipanti o in qualsiasi altro modo accessibile.
8. Entro pochi minuti dal momento in cui il partecipante fa clic sul link e avvia il processo di adesione, lo Scribe Bot tenterà di unirsi alla riunione. Se si dispone di una sala d’attesa, è necessario consentire l’ingresso del bot nella riunione manualmente una volta ricevuto l’avviso dalla piattaforma di videoconferenza. In entrambi i casi, Scribe Bot attenderà pazientemente la condivisione della schermata.
9. Avviate la modalità presentazione nel vostro programma di presentazione, quindi condividete la finestra della presentazione con i partecipanti alla riunione. Tutti i partecipanti alla riunione con Scribe for Meetings caricato nel browser inizieranno ad ascoltare le diapositive accessibili.

Se non siete l’organizzatore:

Le riunioni possono essere impostate a nome dell’organizzatore, che potrà quindi caricare le diapositive.

1. Inserire il link di invito per la riunione, quindi fare clic su “Vai”
2. Verrà visualizzata una pagina che informa che questa riunione deve ancora essere registrata con Scribe for Meetings. Quando vi viene chiesto come volete procedere, fate clic su “Clicca qui se vuoi registrare questo evento per conto dell’organizzatore”
   1. Se non avete effettuato l’accesso, vi verrà chiesto il vostro indirizzo e-mail e a quel punto vi verrà inviato un link di verifica.
   2. Facendo clic su questo link si effettuerà il login, proseguendo così il processo di creazione della riunione.
3. Assegnare un titolo alla riunione.
   1. Si noti che questo non deve essere il titolo della riunione nella piattaforma di videoconferenza.
4. Verrà chiesto se si desidera che le immagini vengano descritte automaticamente.
5. Una volta fatto clic su “Fatto”, verrà visualizzato un messaggio da copiare negli appunti e inviare alla persona responsabile della presentazione. Una volta fatto clic sul link e caricate le diapositive, il responsabile potrà decidere se consentire o meno il download delle diapositive.