Scribe for Meetings

Qu’il soit effectué longtemps à l’avance ou quelques minutes avant le début de la réunion, le processus d’installation est rapide et efficace. La procédure de démarrage de la réunion varie légèrement en fonction de votre rôle.

Si vous êtes l’organisateur

1. Saisissez le lien d’invitation à la réunion, puis cliquez sur “Go”
2. Vous arriverez sur une page vous informant que cette réunion n’a pas encore été enregistrée dans Scribe for Meetings. Lorsque l’on vous demande comment procéder, cliquez sur “Cliquez ici si vous êtes l’organisateur de cet événement” Si vous êtes l’organisateur de l’événement, vous pourrez lancer le processus d’enregistrement jusqu’à son terme.
   1. Si vous n’êtes pas connecté, votre adresse électronique vous sera demandée, puis un lien de vérification vous sera envoyé par courrier électronique.
   2. En cliquant sur ce lien, vous serez connecté, ce qui vous permettra de poursuivre le processus de création de la réunion.
3. Saisissez le titre de la réunion dans la zone d’édition “Titre”.
   1. Notez qu’il ne doit pas nécessairement s’agir du titre de la réunion dans votre plate-forme de vidéoconférence.
4. Pour télécharger vos diapositives, cliquez sur “Parcourir…Aucun fichier sélectionné” Une fenêtre de navigation standard s’affiche, dans laquelle vous pouvez sélectionner votre fichier PowerPoint ou PDF.
   1. Remarque : la prise en charge de PowerPoint est complète, mais celle de PDF est actuellement en phase bêta.
5. Les paramètres suivants sont facultatifs. Vous pouvez les ignorer et cliquer sur “Terminé” si vous le souhaitez.
   1. Une liste déroulante de langues s’affiche, utile si vous souhaitez imposer manuellement la langue au lieu d’utiliser la détection automatique de la langue.
   2. Il vous sera demandé si vous souhaitez que les images soient automatiquement décrites.
      1. Notez que la description d’image de Scribe ne tentera de décrire que les images dépourvues de texte alt.
   3. Enfin, il vous sera demandé si vous souhaitez autoriser le téléchargement des diapositives.
6. Une fois que vous aurez cliqué sur “Terminé”, Scribe traitera les diapositives pour votre réunion. Une barre de pourcentage indique l’état d’avancement.
7. Une fois les diapositives traitées, vous aurez la possibilité de copier dans le presse-papiers un message contenant le lien du participant à Scribe for Meetings. Vous pouvez publier ce message dans le chat de la réunion, dans un e-mail adressé à vos participants ou par tout autre moyen accessible.
8. Quelques minutes après que le participant a cliqué sur le lien et lancé le processus de participation, le Scribe Bot tentera de rejoindre votre réunion. Si vous disposez d’une salle d’attente, vous devrez autoriser manuellement l’entrée du robot dans votre réunion une fois que vous aurez reçu l’alerte de votre plateforme de visioconférence. Dans les deux cas, le Scribe Bot attendra patiemment votre partage d’écran.
9. Lancez le mode diaporama dans votre programme de présentation, puis partagez la fenêtre du diaporama avec les participants à la réunion. Tous les participants à la réunion dont le navigateur contient Scribe for Meetings commenceront à entendre les diapositives accessibles.

Si vous n’êtes pas l’organisateur :

Les réunions peuvent être organisées au nom de l’organisateur, qui pourra alors télécharger les diapositives.

1. Saisissez le lien d’invitation à la réunion, puis cliquez sur “Go”
2. Vous arriverez sur une page vous informant que cette réunion n’a pas encore été enregistrée dans Scribe for Meetings. Lorsque l’on vous demande comment vous souhaitez procéder, cliquez sur “Cliquez ici si vous souhaitez enregistrer cet événement au nom de l’organisateur”
   1. Si vous n’êtes pas connecté, votre adresse électronique vous sera demandée, puis un lien de vérification vous sera envoyé par courrier électronique.
   2. En cliquant sur ce lien, vous serez connecté, ce qui vous permettra de poursuivre le processus de création de la réunion.
3. Donnez un titre à la réunion.
   1. Notez qu’il ne doit pas nécessairement s’agir du titre de la réunion dans votre plate-forme de visioconférence.
4. Il vous sera demandé si vous souhaitez que les images soient automatiquement décrites.
5. Une fois que vous aurez cliqué sur “Terminé”, vous recevrez un message que vous pourrez copier dans votre presse-papiers et envoyer à la personne chargée de la présentation. Une fois qu’elle aura cliqué sur le lien et téléchargé les diapositives, elle pourra décider d’autoriser ou non le téléchargement des diapositives.